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行政人员职业化训练(一)

陈馨贤

    对于一个组织而言，行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于组织其它方面的业务。行政工作本身涉及到组织内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。而行政管理有三大功能分别是：管理、协调、服务。其中管理主干，行政管理工作内部涉及面十分广泛，涉及到一个组织全部动作过程，而行政重审工作深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节。协调是核心，行政管理工作是领导和各部门、领导与员工、员工与员工之间的桥梁。服务是根本，行政管理工作涉及到每个人的切身利益，这就要求行政人员以树立服务为根本思想，尽职尽责去完成自己的使命中。

    所以说，行政工作对任何一个组织而言都十分重要，而行政人员的素质、行政人员职业化水平，则是确保行政工作完成情况的关键因素。总体来说，行政人员需要从九个方面来完成自身的职业化训练。

    行政人员职业化训练之九九归一----高素质

    行政工作的特殊性要求行政工作人员的要具备比较高的素质。

1.初级秘书：协助上司的工作

主要工作如下：

接听电话、上传下达；管理档案、文件等；

使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；

使用办公软件:打字、制表、作幻灯；接待；

其它事务性的简单工作；

2.中级秘书：分担上司的工作

主要工作如下：

起草公文、文件及其它需要的文字工作；

沟通协调各种关系；

组织、召集相关的会议；

管理上司工作日程；

公司内、外的简单事务的处理；

收集相关信息资料等；

语言要求

3.高级秘书：管理、参谋、支持上司工作

主要工作如下：

安排、管理上司的工作时间；

主持大型商务、文化活动；

信息的处理与分析；

对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；

语言支持

    行政人员职业化训练之九九归一----明角色

    “角色”一词的源于戏剧，自1934年米德（G.H.Mead）首先运用角色的概念来说明个体在社会舞台上的身份及其行为以后，角色的概念被广泛应用于社会学与心理学的研究中。社会学对角色的定义是“与社会地位相一致的社会限度的特征和期望的集合体”。在组织管理中，组织对不同的员工有不同的期待和要求，就是组织中员工的角色。这种角色不是固定的，会随着组织的发展和组织管理的需要而不断变化。角色是一个抽象的概念，不是指具体的个人，它本质上反映一种社会关系，具体的个人是一定角色的扮演者。

    老子在<道德经>第三十三章中指出，“知人者智，自知者明。”对于一名行政工作人员，要清楚的明白自己的角色，从组织的角度来说，行政人员，是组织中不可或缺的一员，从领导的角度来说，行政人员，又是领导的助手，要辅助领导开展工作等等。具体得来说，行政人员具备六种角色，领导者替身、为领导提供决策支持、当好领导的参谋、也是具体事务的执行者、组织的服务者、组织的职业经理人。

    行政人员职业化训练之九九归一----巧沟通

    沟通能力对于一名行政人员来说可以说是尤为重要，行政工作的三个重要职能，管理、协调、服务都需要沟通来完成。那么就需要行政人员明白：

1、传递信息不算是沟通，沟通是有感情交流的，是思想互动的。

2、沟通中白金法则，比黄金法则更重要。

3、沟通中三宝：听、说、反馈。

4、听要听懂，要能听出别人的话中的意思。

5、说要说对，不能信口开河，想说什么就说什么。

6、反馈要及时，及时的反馈不仅可以让我们的沟通对象感受到我们对他们的重视，更能使我们沟通可以尽快的达到一致。

7、问要有意，或是开放式、或是封闭式、或是焦点式。

    行政人员职业化训练之九九归一----控时间

    行政工作受领导的影响比较大，很多的时候，自己安排工作计划时一定要考虑到领导的需求。我们的领导的风格各不相同，有的领导属于早起的鸟儿，他在早上工作的效率比较高，那么，我们就尽量安排领导在早上做重要的事情。有需要请示领导的时候，也尽量安排在上午进行。有的领导属于晚上的神仙，他们的后劲十足。那么，我们也要做到心中有数，适时的安排。

    同时，行政人员也要安排好自己的工作，所以的工作时间不要全部安排满，只需要安排工作时间的60%即可，其它的时间来应对各种突发的情况，工作一定要有时间计划表，没有时间计划的工作容易走形式。

    简单的说，行政人员要会打时间管理的十八罗汉拳：

                一拳：时间计划表

                二拳：管理好上司的时间

                三拳：区分你可掌控的时间

                四拳：每日工作效率单

                五拳：互不打扰原则

                六拳：日事日毕

                七拳：上级的最佳时间

                八拳：良好的工作习惯

                九拳：多头并举

                十拳：决不尽到

                十一拳：设定期限

                十二拳：整理整顿

                十三拳：有舍才有得

                十四拳：善借外力

                十五拳：一步到位

                十六拳：聚少成多

                十七拳：敢于说“不”

                十八拳：劳逸结合

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